BLOG

Evden çalışmak, yeni dünya düzeninin getirdiği en radikal değişikliklerden biri. Bir zamanlar sadece grafik tasarım, yazılım geliştirme, editörlük ya da çevirmenlik gibi sınırlı sayıda mesleğe hitap eden bu çalışma şekli pandemiden sonra pek çok beyaz yakalının hayatında da iyiden iyiye yerini almış durumda. Akademisyenler, öğretmenler ve her yaştan öğrenciler de aynı şekilde evden çalışma modeline uyum sağlamaya çalışıyor.

Ev konforu söz konusu olduğunda rahat koltuklara uzanmak, son ses müzik dinlemek ya da ekran başında yiyecek ve içeceklerin tadını çıkarmak gibi konular akla gelse de, evden çalışmayı tatil havasında sürdürmek doğru bir yaklaşım değil. Özellikle de toplantılar söz konusu olduğunda her çalışanın kendisine koyduğu bir kurallar bütünü olmalı. Peki, ev ortamında verimli toplantılar yapabilmenin püf noktaları neler?

Sabah Rutininizden Vazgeçmeyin

Artık her sabah koşarak toplu taşıma araçlarına yetişmek zorunda değilsiniz. Eğer özel aracınız varsa trafikle ya da otopark problemiyle boğuşmanıza da gerek kalmadı. Evden çalışmak, artık kahvaltıyı es geçmeden güne devam edebilmek demek. Bu ayrıcalığın tadını çıkarırken bazı rutinleri de mutlaka korumak gerekiyor. Örneğin mesai saatinden önce işe uygun giyinmek, makyaj yapmak ya da saçlara şekil vermek; gün boyu toplantılarda da modunuzu yükseltir. Özensiz bir görünüm, iş arkadaşlarınız ya da müşterileriniz tarafından da pek hoş karşılanmayabilir. Yine bir sabah rutini olarak ajandanızı mutlaka her gün kontrol etmelisiniz. Böylece bütün güne yayılan dijital etkinliklere önceden hazırlanmak için yeterince fırsatınız olur.

Dijital Dünyaya Hakimiyetinizi Güçlendirin

Evden çalışırken toplantı için kullanabileceğiniz birçok uygulama var. Bunların özelliklerine tam anlamıyla hakim olursanız hem kendiniz için fayda sağlayabilir hem de dijital bilgeliğinizle çalışma arkadaşlarınızı etkileyebilirsiniz. Örneğin ev ortamınız uygun değilse görüntülü toplantıda dijital bir arka plan seçerek markanızın logosunu buraya yerleştirmeyi deneyin.

Zorunlu olmadıkça kamerayı kapatmayı tercih etmeyin. Toplantıya katılım ne kadar fazla olursa olsun, moderatöre saygı göstermenin yollarından biri kesinlikle bu. Makyajsız yakalanmış olmayı dert edenler için neredeyse tüm görüntülü görüşme uygulamalarının filtre uygulaması bulundurduğunu da hatırlatmak gerek. Ne de olsa estetik bir dokunuştan hiçbir zaman zarar gelmez.

Katılımcılarınızı Görün

Toplantıyı organize eden sizseniz ev sahibi rolünün sizde olduğunu söyleyebiliriz. Ne kadar kalabalık olursa olsun, katılımcılarınızı tek tek gördüğünüzü belirtmek için küçük fırsatlar yakalayın. Toplantı başında hepsini isimleriyle selamlayabilirsiniz. Çoğu kişinin sosyal olarak eksik hissettiği bu dönemi, kişisel ilişkilerinizi güçlendirmek için bir fırsat gibi görün. Zaman zaman teknik aksaklıklar ya da zorluklar olsa bile bunlara takılıp hal hatır sormayı ihmal etmeyin.

Mikrofona Dikkat!

Konuşmacı olmadığınız sürece mikrofonu kapalı tutun. Evet, evde yapayalnız olsanız bile bunu uygulayın. Özellikle kalabalık bir katılımcı grubu ile düzenlenen toplantılarda, pencereden gelen sesler bile birleşerek uğultuya neden olabiliyor. Öte yandan bu alışkanlığı kazanmazsanız evin uygun olmadığı bir durumda çalışırken de mikrofonunuzu açık unutabilirsiniz. Toplantı yöneticisini her seferinde sizi uyarmak zorunda bırakmayın. Eğer toplantı yöneticisi sizseniz konuşmayan herkesi sessize alma seçeneğini de mutlaka gözden geçirmelisiniz.

Zaman Yönetimi Çok Önemli

Ofis ortamında düzenlenen toplantılarda işin içine sohbet, ikramlar ya da çay kahve servisi girince sürenin de sarkması kaçınılmazdı. Bütün gün masa başında oturan çalışanlar için bu toplantıların bir mola niteliği taşıdığı da söylenebilir. Oysa dijital platformda çoğu katılımcının yarım saat arayla başka toplantıları olabiliyor. Dolayısıyla yeni bir toplantı organize ederken ona göre süre talep etmek durumundasınız. Bir saate ihtiyacınız varsa yarım saatlik bir toplantı isteği göndermeyin.

Katılımcıların ajandasında kendinize yer bulabilmek için toplantınızı mümkün olduğunca erken bir tarihte ayarlayın. Toplantı süresine sadık kalmaya ve bu sürede ihtiyacınız olan her şeyi karşı tarafa aktarmaya gayret edin. Eğer aksiyon planı dahilinde yeni bir toplantı düzenleyecekseniz bunu da katılımcılara önceden bildirebilirsiniz.

Teknik Aksaklıklara Hazır Olun

İnternet bağlantınızın toplantı esnasında kopma ihtimaline karşı mobil veriyi devreye alabilirsiniz. Telefonunuzu modem olarak kullanarak ev internetinde yaşadığınız sorunu anında çözüme kavuşturabilirsiniz. Elektrik kesintisi gibi bir riske karşı ise cihazlarınızın şarjının dolu olması gerekiyor. Bu yüzden toplantı günlerinde bilgisayarınızın ve telefonunuzun bataryasını kontrol etmeyi unutmamalısınız.

Bu yazılarımız da ilginizi çekebilir:

Büyük Toplantı Organizasyonları Nasıl Yapılır?

Uzun Toplantıları Başarılı Bir Şekilde Geçirmek için Neler Yapmalıyız?

Koronavirüs Sonrasında İş Yaşamımızda Yaşanan 6 Değişiklik

Koronavirüs Süreci İle Çalışma Hayatımızda Ne Gibi Değişiklikler Bizleri Bekliyor?