BLOG

Toplantı; yapılanları, yapılacak olanları ve engelleri konuşmak için mükemmel bir etkinliktir. Bu sayede hem şirketin var olan durumu hem de dış ilişkileri daha iyi bir hal alır. Fakat iş toplantılarında yapılan temel hatalar ile odaklanma zorlaşabilir ve toplantı sıkıcı bir hal alabilir. İş toplantılarında yapılan bu temel hatalar bilinerek, toplantıların en verimli şekilde geçmesi sağlanabilir. İşte, iş toplantılarında yapılan 6 temel hata...

Davet listesi

Bir toplantıda kimlerin olacağı, toplantının nasıl geçeceği hakkında önemli bilgiler verir. Tabii ki burada katılımcıların profillerinden bahsetmiyoruz. Burada bahsettiğimiz şey, kişilerin toplantılarda bulunma veya bulunmama nedenleri. Yani tüm şirketin bilgi sahibi olması gereken bir durum söz konusu ise tüm ekibin katılmaması, iş gidişatı ve genel durum için oldukça kötü olabilir. Fakat bunun tam tersini düşündüğümüzde; oldukça spesifik bir iş olduğunda ve toplamda 3 kişinin katılması gereken bir toplantıya tüm şirket çağırıldığında da aynı doğrultuda kötü sonuçlar ortaya çıkabilir.

Monoton iletişim

Yapılan hatalar arasında önemli bir yeri olan ''monoton konuşma'', toplantılarda oldukça yaygındır. Ses tonunun ve konuşmanın tek doğrultuda gitmesi, katılımcıların dikkatlerinin dağılmasına neden olur. Bu yüzden; toplantıyı efektif bir hale getirmek için, toplantıya katılan her birey yüksek sesle ve dinamik konuşmaya teşvik edilmelidir.

Toplantı temasının belli olmaması

Toplantı, mutlaka planlama ve bilgilendirmeyi gerektirmektedir. Bu yüzden toplantıya katılan herhangi bir birey, 1 saatlik bir toplantının yarısında hala neden toplanıldığını anlayamamışsa o toplantı başarısız bir toplantı demektir. Bu yüzden kişiler, toplantının teması konusunda mutlaka önceden bilgilendirilmelidir.

Hazırlıksız olmak

İyi bir toplantının bir diğer düşmanı ise toplantıya katılan kişilerin hazırlıksız olmalarıdır. Toplantıya katılan herkes, sorulabilecek potansiyel sorular hakkında cevaplarını önceden hazırlamalıdır; bir önceki toplantıda konuşulanları, yapılanları ve yapılmayanları düşünerek toplantıya katılmalıdır.

Statü engeli

Toplantıların yapılış amaçlarına baktığımız zaman; bilgi paylaşmak, problemler üzerine konuşmak veya motivasyon gibi nedenler görebiliyoruz. Fakat tüm bu olumlu nedenleri gölgeleyebilecek önemli bir konu var: Şirket içi statü basamakları… Yani toplantıya katılan kişilerden bir tanesi önemli bir soruna değinmek istiyor ve statü engeline takılarak o konuya dikkat çekemiyorsa; toplantı asıl amacını yerine getiremeyecek demektir.

İkili konuşmalar ve konuşan kişiyi dinlememek

Yaratıcı toplantılarda fikir beyan ederken veya sorun bazlı toplantılarda sorunlar çözülürken, kişiler kendi aralarında konuşmaya başlayabiliyorlar. Bundan dolayı da dinlenmesi gereken asıl kişiler dinlenemiyor. Ortaya çıkan bu iletişimsizlik, toplantının asıl amacında aksamalara sebebiyet verebiliyor.

Bu yazılarımız da ilginizi çekebilir:

Büyük Toplantı Organizasyonları Nasıl Yapılır?

Uzun Toplantıları Başarılı Bir Şekilde Geçirmek için Neler Yapmalıyız?