BLOG

Toplantılar esnasında yaşanan sorunlar performansınızı etkiler. Dolayısıyla sorunların köklerine inerek çözüm sağlamak, başarılı toplantılar elde etmek için önem arz eder. Başarılı bir ekip çalışması ve sağlıklı iletişim ile yerinde sayma hissinin yarattığı stresten kurtulabilirsiniz. Gelin, toplantılarda en çok yaşanan beş ana soruna ve onların çözümlerine birlikte göz atalım.

Bir Gündem Belirlememek

Toplantılarınızın kısır bir döngüye girdiğini, pek çok fikrin havada uçuştuğunu ancak bir yere varamadığınızı mı hissediyorsunuz? Endişelenmeyin, bunu zaman zaman birçok işveren ve proje yöneticisi yaşıyor. Toplantılarınızda net bir gündem belirlenmemesi, sonsuz beyin fırtınaları ve darmadağın bir toplantı akışı ile sonuçlanır. Bir toplantı hedefi konulmadığı takdirde ulaşacağınız hedefe yönelik çalışamazsınız. Bir gündem çerçevesinde ilerlemek aylık, hatta günlük performansınız için önem taşır.

Çözüm: Toplantı gündemi yaratmazsanız takım arkadaşlarınızın düşünmelerine veya hazırlık yapmalarına fırsat tanımamış olursunuz. Ekip arkadaşlarınızın toplantıda konuşulacak gündem ve hedeflerden bihaber şekilde öylece oturması, toplantının ciddiyetini de bozar. Toplantıdan önce mail yoluyla toplantıya dair bir brief hazırlayabilirsiniz. Böylece sizin efor sarf ettiğinizi gören diğer çalışanlar da kısa bir süre sonra kollarını sıvamaya başlar. Toplantınızın amacını toplantı başlangıcında kısa, açık ve etkili bir şekilde takım arkadaşlarınıza açıklayabilirsiniz. Takım arkadaşlarınızın geliştirilmeye açık bulduğunuz yönlerini yapıcı bir şekilde dile getirirseniz bunun etkisini kısa bir sürede görebilirsiniz. Takım arkadaşlarınızı ekibinizin bir parçası gibi hissettirmek için onların görev almalarına olanak tanıyabilir, toplantıyı planlarken bir beyin takımı oluşturarak fikir alışverişi yapabilirsiniz.

Toplantılara Geç Katılmak

Toplantı katılımcılarının belirlenen saatten daha geç katılım sağlamaları hem toplantının başlamasını geciktirir hem toplantı akışını bozar. Toplantıya geç kalan kişi yönetici ise ekip arkadaşlarına saygısızlık etmekle beraber kötü bir emsal de teşkil etmiş olur.

Çözüm: Ekibinizden dakikliğe önem vermelerini isteyebilirsiniz. Taleplerinizde açık olduğunuzda ve herkese eşit bir şekilde yaklaştığınızda bir grup bilinci ortaya çıkarırsınız. Çalışanlarınız, sorumluluklarının neler olduğunu kavradığı zaman toplantılara geç kalmamaya çabalayacaktır.

Moderasyonu Sağlayamamak

Bir fikir ortaya atıldığında her kafadan ayrı bir ses çıkması beklenen bir durum olsa da işler bazen çığırından çıkabilir. Bir kesim her konuda fikrini belirtirken diğer kesim tamamen suskunluğa gömülebilir. Baskınlığıyla ön plana çıkan katılımcılar ekibinizdeki yaratıcılığı, iş birliğini ve problem çözme becerilerinizi köreltebilir. Bu gibi durumlarda moderasyonu başarıyla sağlayacak bir destek mekanizması gerekir.

Çözüm: Toplantılarınızı daha efektif yönetmek, herkese eşit söz hakkı tanımak ve bir hiyerarşi hissettirmemek için moderasyon konusunda yardım alabilirsiniz. Moderatör olmak için istekli çalışanlarınıza fırsat tanıyabilirsiniz. Böylece ekip arkadaşlarınızı gözlemleme şansı yakalayabilirsiniz. Ek olarak, toplantının en başında toplantı akışını iyileştirecek toplantı kuralları belirleyebilir ve herkesin bu kuralları gözeterek hareket etmesini isteyebilirsiniz.

Katılımcılara gelince, moderatörünüzle iş birliği sağlayarak katılımcıları güçlendirici ifadelerle teşvik edebilirsiniz. Ekip arkadaşlarınızın istedikleri uygun zamanlarda konuşmaya katılabileceklerini onlara hatırlatarak fikir belirtmelerini arzuladığınızı söyleyebilirsiniz. Katılımcılar söz almadan önce onlara adlarıyla seslenerek kendilerini hazır hissetmelerini sağlayabilir ve söz aldıklarında tüm dikkatinizi verdiğinizi belli edebilirsiniz.

Zamanı Yeterince İyi Yönetememek

Toplantıların saatler almasından herkes şikâyet eder. İnsanlar toplantıları çoğunlukla birer zaman kaybı olarak görür. Haftanın veya ayın özetini verirken toplantının ilk bir saatini harcadığınızda çalışanlarınız toplantının geri kalanında ilgi odağını kaybeder.

Çözüm:

● Vaktin herkes için değerli olduğunu unutmayın ve toplantınıza belirlenen zamanda başlayın.

● Çalışanlarınızın paylaşmaya değer gördükleri fikirlerini olabildiğince derli toplu izah etmelerini talep edin.

● Herkese fikir belirtmeleri için eşit süre tanındığından ve kimsenin söz alma hakkının gasp edilmediğinden emin olun.

● Her konu başlığına ait ayrı süreler belirleyin ve bu süreleri aşmamaya özen gösterin.

● Önemli konuları toplantı gündeminizin en üstüne taşıyın.

● Mail yoluyla aktarabileceğiniz bilgileri filtreleyin ve bunları toplantı programına dâhil etmekten kaçının.

Toplantı Çıktılarını Hayata Geçirememek

Bir toplantının etkili geçip geçmediği, toplantıyı takip eden günlerde yapılan işlerle ölçülebilir. Toplantı çıktısı olarak belirlenen kararları, eylem planlarını ve çözüm stratejilerini takip etmek üzere görevlendirilen kişiler, üzerlerinde büyük bir sorumluluk taşır. Böylesine büyük bir sorumluluğun yerine getirilmesi ancak ekip üyelerinin her birinin bağlantılı olduğu birimleri takip etmesiyle mümkün hâle gelir.

Çözüm:

● Görevlendirdiğiniz kişileri nokta atışı yaparak seçin. Bu kişilerin görev kapsamını ve son teslim tarihlerini iyi anladıklarından emin olun.

● Toplantı esnasında not tutulması ve sonraki süreçlerin belgelendirilmesi için görevlendirmede bulunun.

● Toplantı çıktılarını mümkün olan en kısa sürede tüm katılımcılara iletin.

● Proje yöneticileri ve çalışanlarınızla iş birliği içerisinde olun, güncellemeleri takip edin ve onlara yardımcı olmaya açık olun.

● Çalışanlarınızı ödüllendirin.

Verimli Toplantılara İmza Atmak İçin: Elite World Hotels & Resorts

Önemli toplantılarınız için Elite World Hotels & Resorts toplantı otellerinin imkânlarından faydalanabilir, muhteşem atmosferinde dikkatiniz dağılmadan verimli toplantılar yapabilirsiniz. Konforun teknolojiyle birleştirildiği mekânlarda hızlı interneti kullanabilir, ödüllü şeflerin hazırladığı ikramların tadını çıkarabilirsiniz. İstanbul'da Elite World İstanbul Taksim, Elite World Comfy İstanbul Taksim, Elite World Grand İstanbul Basın Ekspres, Elite World Grand İstanbul Küçükyalı ya da Elite World İstanbul Florya'nın; Sapanca'da Elite World Grand Sapanca'nın, Van'da ise Elite World Van'ın toplantı olanaklarından yararlanabilirsiniz. Hedeflerinize ulaşmak için Elite World Hotels & Resorts ile iletişime geçerek rezervasyon yaptırabilirsiniz.